Cyngor Cymuned Llansannan Community Council Bro Aled

Rheolau Sefydlog / Standing Orders

Cyngor Cymuned Llansannan

Rheolau Sefydlog

Cyfarfodydd:- Y Gymraeg yw Iaith Swyddogol pob cyfarfod.

Cynhelir y cyfarfodydd yn Llansannan (Canolfan Addysg Bro Aled), yn y Groes (Neuadd Goffa Plwyf y Bylchau) am 7.30 yh ar yr ail nos Fercher o bob mis.

MODEL REOLAU SEFYDLOG 2018
(CYMRU)
Cyngor Cymuned Llamnsannan

Mabwysiadwyd yng nghyfarfod y Cyngor ar y 13eg o Mawrth 2019

RHAGARWEINIAD 4
1. RHEOLAU TRAFOD MEWN CYFARFODYDD 6
2. YMDDYGIAD AFREOLUS MEWN CYFARFODYDD 9
3. CYFARFODYDD YN GYFFREDINOL 9
4. PWYLLGORAU AC IS-BWYLLGORAU 13
5. CYFARFODYDD CYNGOR ARFEROL 14
6. CYFARFODYDD ARBENNIG O’R CYNGOR, PWYLLGORAU AC IS-BWYLLGORAU 17
7. PENDERFYNIADAU BLAENOROL 17
8. PLEIDLEISIO AR BENODIADAU 18
9. CYNIGION AR GYFER CYFARFOD Y MAE’N RHAID RHOI RHYBUDD YSGRIFENEDIG OHONYNT I’R SWYDDOG PRIODOL 18
10. CYNIGION MEWN CYFARFOD NAD OES ANGEN RHYBUDD YSGRIFENEDIG AR EU CYFER 19
11. RHEOLI GWYBODAETH 20
12. DRAFFT GOFNODION 20
13. COD YMDDYGIAD A GODDEFEBAU 23
14. CWYNION COD YMDDYGIAD 23
15. SWYDDOG PRIODOL 24
16. SWYDDOG ARIANNOL CYFRIFOL 26
17. CYFRIFON A DATGANIADAU CYFRIFO 27
18. RHEOLYDDION A CHAFFAEL ARIANNOL28
19. YMDRIN Ȃ MATERION STAFF 29
20. CYFRIFOLDEBAU I DDARPARU GWYBODAETH 30
21. CYFRIFOLDEBAU O DAN DDEDDFWRIAETH DIOGELU DATA 30
22. CYSYLLTIADAU Ȃ’R WASG/CYFRYNGAU 31
23. GWEITHREDU A SELIO GWEITHREDOEDD CYFREITHIOL 31
24. CYFATHREBU Ȃ CHYNGHORWYR BWRDEISTREF SIROL A SIROL 31
25. CYFYNGIADAU AR WEITHGARWCH CYNGHORWYR 32
26. RHEOLAU SEFYDLOG YN GYFFREDINOL 32

RHAGARWEINIAD

Mae’r model reolau sefydlog hyn yn diweddaru model reolau sefydlog Cymdeithas Genedlaethol Cynghorau Lleol (NALC) sydd i’w gweld yn “Local Councils Explained” gan Meera Tharmarajah (© 2013 NALC). Mae’r cyhoeddiad hwn yn cynnwys model reolau sefydlog newydd sy’n cyfeirio at ddeddfwriaeth newydd a gyflwynwyd ar Ôl 2013 pan gyhoeddwyd y model reolau sefydlog diwethaf.

SUT I DDEFNYDDIO MODEL REOLAU SEFYDLOG

Rheolau sefydlog yw rheolau ysgrifenedig cyngor lleol. Fe’u defnyddir i gadarnhau gweithdrefnau trefniadol, gweinyddol a chaffael mewnol y cyngor a materion gweithdrefnol ar gyfer cyfarfodydd. Nid ydynt yr un peth â pholisïau cyngor ond gallant gyfeirio atynt. Mae’n rhaid i gyngor lleol gael rheolau sefydlog ar gyfer caffael contractau.

Mae cynghorau lleol yn gweithredu o fewn fframwaith statudol eang. Mae model reolau sefydlog NALC yn cynnwys ac yn cyfeirio at nifer o ofynion statudol y mae’n rhaid i gynghorau eu parchu. Nid yw’n bosib i’r model reolau sefydlog gynnwys na chyfeirio at yr holl ofynion statudol neu gyfreithiol sy’n berthnasol i gynghorau lleol. Er enghraifft, nid yw’n ymarferol i fodel reolau sefydlog gofnodi’r holl gyfrifoldebau o dan ddeddfwriaeth diogelu data. Mae’r gofynion statudol y mae’n rhaid i gyngor eu parchu yn berthnasol os ydynt yn cael eu hymgorffori yn rheolau sefydlog cyngor ai peidio.
Nid yw’r model reolau sefydlog yn cynnwys model reoliadau ariannol. Mae rheoliadau ariannol yn rheolau sefydlog i reoleiddio a rheoli materion ariannol a gweithdrefnau cyfrifo cyngor lleol. Mae’r rheoliadau ariannol, o’u cymharu â rheolau sefydlog cyngor, yn cynnwys y rhan fwyaf o’r gofynion sy’n berthnasol i’r Swyddog Ariannol Cyfrifol. Mae model reoliadau ariannol ar gael i gynghorau sy’n aelodau o Un Llais Cymru.

NODIADAU DRAFFTIO

Mae model reolau sefydlog mewn llythrennau tywyll yn cynnwys gofynion cyfreithiol a statudol. Argymhellir fod cynghorau yn eu mabwysiadu heb eu newid na heb newid eu hystyr. Pwrpas model reolau sefydlog nad ydynt mewn llythrennau tywyll yw helpu cynghorau i weithredu’n effeithiol ond nid ydynt yn cynnwys gofynion statudol fel y gellir eu mabwysiadu fel y maent neu eu newid yn Ôl anghenion y cyngor. Barn NALC yw y bydd yr holl fodel reolau sefydlog yn addas i bob cyngor yn gyffredinol.

Er cyfleustra, defnyddir y gair “cynghorydd” mewn model reolau sefydlog ac, onid yw’r cyd-destun yn awgrymu’n wahanol, mae’n cynnwys person heb fod yn gynghorydd a chanddo/i hawliau pleidleisio neu heb rai oni nodir yn wahanol.
Mae model reol sefydlog sy’n cynnwys cromfachau fel hyn ‘( )’ yn galw ar gyngor i ychwanegu gwybodaeth. Mae model reol sefydlog sy’n cynnwys cromfachau fel hyn ‘[ ]’ a’r term ‘NEU’ yn cynnig dewisiadau amgen y gall y cyngor ddewis o’u plith wrth gytuno ar reolau sefydlog.

1. RHEOLAU TRAFOD MEWN CYFARFODYDD

a Bydd cynigion ar yr agenda yn cael eu hystyried yn y drefn yr ymddangosant oni chaiff y drefn ei newid yn Ôl doethineb cadeirydd y cyfarfod.
b Ni fydd cynnig (gan gynnwys gwelliant) yn cael ei drafod oni chafodd ei gynnig a’i eilio.
c Gall cadeirydd y cyfarfod drin cynnig ar yr agenda na chaiff ei gynnig gan ei gynigydd yn un a dynnwyd yn Ôl.
d Os cafodd cynnig (gan gynnwys gwelliant) ei eilio, ni all y cynigydd ei dynnu’n Ôl ond gyda chydsyniad yr eilydd a’r cyfarfod.
e Mae gwelliant yn gynnig i ddileu neu ychwanegu geiriau at gynnig. Ni fydd yn negyddu’r cynnig.
f Os caiff gwelliant i’r cynnig gwreiddiol ei dderbyn, daw’r cynnig gwreiddiol (wedi’i wella) yn gynnig sylweddol y gellir cyflwyno gwelliant neu welliannau eraill arno.
g Ni chaiff gwelliant ei ystyried oni roddir rhybudd llafar cynnar amdano yn y cyfarfod ac, os yw cadeirydd y cyfarfod yn gofyn am hynny, onid yw’n cael ei gyflwyno’n ysgrifenedig i’r cadeirydd.
h Gall cynghorydd gyflwyno gwelliant ar ei g/chynnig ei hun os yw’r cyfarfod yn cytuno â hynny. Os cafodd cynnig ei eilio’n barod, rhaid cael cydsyniad yr eilydd a’r cyfarfod cyn cyflwyno gwelliant.
i Os oes mwy nac un gwelliant i gynnig gwreiddiol neu sylweddol, cyflwynir y gwelliannau yn y drefn a benderfynir gan y cadeirydd.
j Yn amodol ar reol sefydlog 1(k) isod, cyflwynir a thrafodir un gwelliant ar y tro, a bydd cadeirydd y cyfarfod yn penderfynu ym mha drefn y cânt eu cyflwyno.
k Gellir trafod un gwelliant neu ragor gyda’i gilydd os yw cadeirydd y cyfarfod yn barnu fod hynny’n fanteisiol ond rhaid pleidleisio ar bob gwelliant ar wahân.
l Ni all cynghorydd gyflwyno mwy nac un gwelliant i gynnig gwreiddiol neu sylweddol.
m Nid oes gan gynigydd gwelliant unrhyw hawl i ymateb ar ddiwedd trafodaeth arno.
n Pan mae cyfres o welliannau i gynnig gwreiddiol yn cael eu derbyn, bydd gan gynigydd y cynnig gwreiddiol yr hawl i ymateb naill ai ar ddiwedd y drafodaeth ar y gwelliant cyntaf neu ar ddiwedd y drafodaeth ar y cynnig sylweddol olaf yn union cyn cymryd pleidlais arno.
o Onid yw cadeirydd y cyfarfod yn caniatáu hynny, unwaith yn unig y caiff cynghorydd siarad mewn trafodaeth ar gynnig ac eithrio:
i. i siarad ar welliant a gyflwynir gan gynghorydd arall;
ii. i gyflwyno neu siarad ar welliant arall os cyflwynwyd gwelliant i’r cynnig ers iddo/i siarad ddiwethaf;
iii. i wneud pwynt o drefn;
iv. i gynnig esboniad personol; neu
v. wrth ddefnyddio hawl i ymateb.
p Wrth drafod cynnig, ni all cynghorydd ymyrryd ond ar bwynt o drefn neu i gynnig esboniad personol a bydd y cynghorydd y torrir ar ei d/thraws yn peidio siarad. Bydd cynghorydd sy’n codi pwynt o drefn yn enwi’r rheol sefydlog y mae’n credu gafodd ei thorri neu’n nodi unrhyw afreoleidd-dra y mae’n poeni amdano yn y ffordd y cynhelir y cyfarfod.
q Bydd cadeirydd y cyfarfod yn penderfynu ar bwynt o drefn a bydd ei b/phenderfyniad yn derfynol.
r Pan mae cynnig yn cael ei drafod, ni chaiff unrhyw gynnig arall ei gyflwyno ac eithrio:
i. i gyflwyno gwelliant i’r cynnig;
ii. i symud at yr eitem nesaf;
iii. i ohirio’r drafodaeth;
iv. i gynnal pleidlais ar y cynnig;
v. i ofyn na ddylid rhoi gwrandawiad pellach i berson neu y dylai adael y cyfarfod;
vi. i gyfeirio’r cynnig at bwyllgor neu is-bwyllgor i’w ystyried;
vii. i eithrio’r cyhoedd a’r wasg;
viii. i ohirio’r cyfarfod; neu
ix. i atal rheol(au) sefydlog penodol ac eithrio’r rhai sy’n adlewyrchu gofynion statudol gorfodol.
s Cyn cynnal pleidlais ar gynnig gwreiddiol neu sylweddol, rhaid i gadeirydd y cyngor fod yn fodlon y cafodd y cynnig ei drafod yn ddigonol a bod cynigydd y cynnig dan sylw wedi defnyddio neu ildio ei hawl i ymateb.
t Ac eithrio cynigion a gyflwynwyd o dan reol sefydlog 1(r) uchod, ni fydd cyfraniadau neu areithiau gan gynghorydd ond yn ymwneud â’r cynnig dan sylw ac ni fyddant yn hirach na ( ) munud heb gydsyniad cadeirydd y cyfarfod.

2. YMDDYGIAD AFREOLUS MEWN CYFARFODYDD

a Ni fydd unrhyw berson yn atal gwaith cyfarfod nac yn ymddwyn yn dramgwyddus neu’n amhriodol. Os anwybyddir y rheol sefydlog hon, bydd cadeirydd y cyfarfod yn gofyn i’r cyfryw berson(au) bwyllo neu wella eu hymddygiad.
b Os yw person(au) yn anwybyddu cais cadeirydd y cyfarfod i bwyllo neu wella eu hymddygiad, gall unrhyw gynghorydd neu gadeirydd y cyfarfod gynnig na ddylid rhoi gwrandawiad i’r person mwyach neu y dylid eu heithrio o’r cyfarfod. Cynhelir pleidlais ar y cynnig, os caiff ei eilio, heb unrhyw drafodaeth.
c Os yw penderfyniad a wneir o dan reol sefydlog 2(b) uchod yn cael ei anwybyddu, gall cadeirydd y cyfarfod gymryd camau rhesymol i adfer trefn neu er mwyn symud y cyfarfod ymlaen. Gall hyn gynnwys atal y cyfarfod dros dro neu ei gau.

3. CYFARFODYDD YN GYFFREDINOL

Cyfarfodydd Cyngor llawn
Cyfarfodydd Pwyllgorau
Cyfarfodydd Is-bwyllgorau

a Ni chynhelir cyfarfodydd mewn adeiladau sydd adeg y cyfarfod yn cael eu defnyddio ar gyfer cyflenwi alcohol, oni bai nad oes unrhyw adeiladau eraill ar gael yn rhad ac am ddim neu am gost resymol.
b Nid yw’r isafswm o dri diwrnod llawn ar gyfer hysbysiad am gyfarfod yn cynnwys y diwrnod y cyhoeddwyd yr hysbysiad arno, diwrnod y cyfarfod, dydd Sul, diwrnod y gwyliau Nadolig, diwrnod gwyliau’r Pasg neu ŵyl banc neu ddiwrnod a bennwyd ar gyfer diolchgarwch neu alaru cyhoeddus.
c Nid yw’r isafswm o dri diwrnod llawn ar gyfer hysbysiad cyhoeddus am gyfarfod yn cynnwys y diwrnod y cyhoeddwyd yr hysbysiad arno na diwrnod y cyfarfod oni bai y caiff y cyfarfod ei gynnull ar rybudd byrrach NEU [Nid yw’r isafswm o dri diwrnod llawn ar gyfer hysbysiad cyhoeddus am gyfarfod yn cynnwys y diwrnod y cyhoeddwyd yr hysbysiad arno na diwrnod y cyfarfod].
d Bydd cyfarfodydd yn agored i’r cyhoedd oni bai fod eu presenoldeb yn rhagfarnol i les y cyhoedd oherwydd natur gyfrinachol y materion i’w trafod neu am resymau arbennig eraill. Caiff y cyhoedd eu heithrio o’r cyfarfod neu o ran ohono trwy benderfyniad fydd yn nodi rhesymau am eithrio’r cyhoedd.
e Gall aelodau’r cyhoedd gyflwyno sylwadau, ateb cwestiynau a rhoi tystiolaeth mewn cyfarfod y mae ganddynt hawl bod ynddo o ran y materion ar yr agenda.
f Ni fydd y cyfnod amser a neilltuir ar gyfer cyfranogiad y cyhoedd mewn cyfarfod yn unol â rheol sefydlog 3(e) yn fwy na 20 munud onid yw cadeirydd y cyfarfod yn penderfynu’n wahanol.
g Yn amodol ar reol sefydlog 3(f), ni fydd aelod o’r cyhoedd yn siarad am fwy na 3 munud.
h Yn unol â rheol sefydlog 3(e), ni fydd cwestiwn yn gorfod cael ateb yn y cyfarfod nac yn agor trafodaeth ar y cwestiwn. Gall cadeirydd y cyfarfod gyfarwyddo y dylid rhoi ymateb ysgrifenedig neu lafar.
i [Bydd person yn sefyll pan yn gofyn i gael siarad ac wrth siarad (ac eithrio pan mae gan berson anabledd neu os yw’n debyg o ddioddef anghysur)] NEU [Bydd person yn codi ei law/llaw wrth ofyn i gael siarad ac yn sefyll wrth siarad (ac eithrio pan mae gan berson anabledd neu os yw’n debyg o ddioddef anghysur)]. Gall cadeirydd y cyfarfod benderfynu ar unrhyw adeg caniatáu i berson barhau i eistedd wrth siarad.
j Bydd person sy’n siarad mewn cyfarfod yn cyfeirio ei sylwadau at gadeirydd y cyfarfod.
k Un person yn unig gaiff siarad ar y tro. Os yw mwy nac un person eisiau siarad, bydd cadeirydd y cyfarfod yn penderfynu ym mha drefn y byddant yn siarad.
l Ni chaniateir tynnu lluniau, recordio, darlledu neu ddarlledu trafodion y cyfarfod mewn unrhyw ffordd heb gael cydsyniad ysgrifenedig y Cyngor ymlaen llaw.
m Bydd y wasg yn cael cyfleusterau rhesymol ar gyfer gwneud eu hadroddiad o gyfarfod neu ran ohono y mae ganddynt hawl i fod yn bresennol ynddo.
n Yn amodol ar reolau sefydlog sy’n datgan yn wahanol, gall unrhyw beth yr awdurdodwyd neu y gofynnwyd iddo gael ei wneud gan, i neu gerbron Cadeirydd y Cyfarfod gael ei wneud yn ei absenoldeb gan, i neu gerbron Is-Gadeirydd y Cyngor (os oes un).
o Bydd Cadeirydd y Cyngor, os yn bresennol, yn llywyddu mewn cyfarfod. Os yw’r Cadeirydd yn absennol o gyfarfod, bydd Is-Gadeirydd y Cyngor (os oes un) ac os yw’n bresennol, yn llywyddu. Os yw’r Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd yn absennol o gyfarfod, bydd cynghorydd a ddewisir gan gynghorwyr sy’n bresennol yn y cyfarfod yn llywyddu yn y cyfarfod.
p Ar yr amod fod cworwm mewn cyfarfod, bydd pob mater mewn cyfarfod yn cael eu penderfynu gan fwyafrif y cynghorwyr a’r sawl nad ydynt yn gynghorwyr a chanddynt hawl i bleidleisio sy’n bresennol ac yn pleidleisio.
q Gall cadeirydd cyfarfod fwrw pleidlais wreiddiol ar unrhyw fater y cynhelir pleidlais arno, a phan mae’r pleidleisio’n gyfartal gall ddefnyddio ei b/phleidlais fwrw os defnyddiodd bleidlais wreiddiol ai peidio.
Trowch at reolau sefydlog 5(h) ac (i) i weld y rheolau gwahanol sy’n berthnasol wrth ethol Cadeirydd y Cyngor yng nghyfarfod blynyddol y Cyngor.
r Onid yw rheolau sefydlog yn trefnu fel arall, cynhelir pleidlais ar fater trwy godi dwylo. Os yw cynghorydd yn gofyn, bydd y pleidleisio ar unrhyw fater yn cael ei gofnodi er mwyn dangos a roddodd pob cynghorydd sy’n bresennol ac yn pleidleisio ei b/phleidlais dros neu yn erbyn y mater dan sylw. Dylid gwneud cais o’r fath cyn symud ymlaen at yr eitem nesaf ar yr agenda.
s Bydd cofnodion cyfarfod yn cynnwys cofnod manwl-gywir o’r canlynol:
i. amser a lleoliad y cyfarfod;
ii. enwau cynghorwyr sy’n bresennol ac enwau’r cynghorwyr sy’n absennol;
iii. buddianau a ddatganwyd gan gynghorwyr a phobl heb fod yn gynghorwyr a chanddynt hawliau pleidleisio;
iv. goddefebau a roddwyd (os oedd rhai) i gynghorwyr a phobl heb fod yn gynghorwyr a chanddynt hawliau pleidleisio;
v. a wnaeth cynghorydd neu bobl heb fod yn gynghorwyr a chanddynt hawliau pleidleisio adael y cyfarfod pan oedd materion a chanddynt fuddiannau ynddynt yn cael eu trafod;
vi. a gafwyd sesiwn cyfranogiad y cyhoedd; ac
vii. y penderfyniadau a wnaed.
s Mae cynghorydd neu bobl heb fod yn gynghorwyr a chanddynt hawliau pleidleisio a chanddynt fuddiant personol neu ragfarnol mewn mater a drafodir mewn cyfarfod sy’n cyfyngu eu hawl i gymryd rhan mewn trafodaeth neu bleidlais ar y mater hwnnw yn gaeth i ymrwymiadau yn y cod ymddygiad a fabwysiadwyd gan y cyngor.
t Ni ellir cyflawni unrhyw waith mewn cyfarfod onid oes o leiaf un rhan o dair o gyfanswm aelodau’r cyngor yn bresennol ac ni fydd cworwm cyfarfod yn llai na thri o dan unrhyw amgylchiadau.
Trowch at reol sefydlog 4d(viii) i gael manylion cworwm cyfarfod pwyllgor neu is-bwyllgor.
u Os nad oes cworwm mewn cyfarfod ni ellir cyflawni unrhyw waith a chaiff y cyfarfod ei gau. Caiff y materion ar agenda’r cyfarfod eu gohirio tan gyfarfod yn y dyfodol.
v Ni fydd cyfarfod yn parhau am fwy na 4 awr.

4. PWYLLGORAU AC IS-BWYLLGORAU

a Oni bai fod y Cyngor yn penderfynu’n wahanol, gall pwyllgor benodi is-bwyllgor y caiff ei gylch gorchwyl a’i aelodau eu penderfynu gan y pwyllgor.
b Gall aelodau’r pwyllgor gynnwys pobl heb fod yn gynghorwyr onid yw’n bwyllgor sy’n rheoleiddio a rheoli cyllid y Cyngor.
c Oni bai fod y Cyngor yn penderfynu’n wahanol, gall holl aelodau pwyllgor ymgynghorol ac is-bwyllgor y pwyllgor ymgynghorol fod yn bobl heb fod yn gynghorwyr.
d Gall y Cyngor benodi pwyllgorau sefydlog neu bwyllgorau eraill yn Ôl y gofyn, a:
i. bydd yn pennu eu cylch gorchwyl;
ii. bydd yn pennu nifer ac amser cyfarfodydd cyffredin pwyllgor sefydlog hyd at ddyddiad cyfarfod blynyddol nesaf y Cyngor;
iii. bydd yn caniatáu i bwyllgor, ac eithrio ar gyfer cyfarfodydd cyffredin pwyllgor, bennu nifer ac amser ei gyfarfodydd;
iv. bydd, yn amodol ar reolau sefydlog 4(b) ac (c) uchod, yn penodi a phennu cyfnodau gwasanaeth aelodau pwyllgor o’r fath;
v. gall, yn amodol ar reolau sefydlog 4(b) ac (c), benodi a phennu cyfnodau gwasanaeth eilydd aelodau pwyllgor fydd yn cymryd lle’r aelodau arferol mewn cyfarfod o’r pwyllgor os yw aelodau arferol y pwyllgor yn cadarnhau i’r Swyddog Priodol 5 diwrnod cyn y cyfarfod na allant fod yn bresennol;
vi. bydd, ar Ôl penodi aelodau pwyllgor sefydlog, yn penodi cadeirydd y pwyllgor sefydlog;
vii. bydd yn caniatáu i bwyllgor ac eithrio pwyllgor sefydlog, benodi ei gadeirydd ei hun yng nghyfarfod cyntaf y pwyllgor;
viii. bydd yn pennu lle, gofynion hysbysu a chworwm ar gyfer cyfarfod pwyllgor ac is-bwyllgor na fydd yn llai na thri;
ix. bydd yn penderfynu os gall y cyhoedd gymryd rhan mewn cyfarfod pwyllgor;
x. bydd yn penderfynu os caiff y cyhoedd a’r wasg fynychu cyfarfodydd is-bwyllgor ac yn pennu’r gofynion ar gyfer hysbysu’r cyhoedd ymlaen llaw, os oes rhai, ar gyfer cyfarfodydd is-bwyllgor;
xi. bydd yn penderfynu a all y cyhoedd gymryd rhan mewn cyfarfod o’r is-bwyllgor y mae ganddynt hawl i’w fynychu; a
xii. gall ddiddymu pwyllgor neu is-bwyllgor.

5. CYFARFODYDD CYNGOR ARFEROL

a Mewn blwyddyn etholiad, cynhelir cyfarfod blynyddol y Cyngor ar neu o fewn 14 diwrnod yn dilyn y diwrnod y mae’r cynghorwyr a etholwyd yn ymgymryd â’u swydd.
b Mewn blwyddyn nad yw’n flwyddyn etholiad, cynhelir cyfarfod blynyddol Cyngor ar ba ddiwrnod bynnag ym mis Mai a ddewisir gan y Cyngor.
c Os na phennir unrhyw amser arall, cynhelir cyfarfod blynyddol y Cyngor am 6pm.
d Yn ogystal â chyfarfod blynyddol y Cyngor, gellir cynnal unrhyw nifer o gyfarfodydd cyffredin eraill bob blwyddyn ar ba ddyddiadau ac amserau bynnag a ddewisir gan y Cyngor.
e Y mater cyntaf a gaiff sylw yng nghyfarfod blynyddol y Cyngor fydd ethol Cadeirydd ac Is-Gadeirydd (os oes un) y Cyngor.
f Bydd Cadeirydd y Cyngor, onid yw wedi ymddiswyddo neu wedi cael ei h/anghymwyso, yn parhau yn ei swydd ac yn llywyddu yn y cyfarfod blynyddol nes yr etholir ei h/olynydd yng nghyfarfod blynyddol nesaf y Cyngor.
g Bydd Is-Gadeirydd y Cyngor, os oes un, onid yw wedi ymddiswyddo neu wedi cael ei h/anghymwyso, yn ei swydd hyd nes yn union wedi ethol Cadeirydd y Cyngor yng nghyfarfod blynyddol nesaf y Cyngor.
h Mewn blwyddyn etholiad, os na chafodd Cadeirydd presennol y Cyngor ei h/ail-ethol yn aelod o’r Cyngor, bydd yn llywyddu yn y cyfarfod hyd nes yr etholwyd Cadeirydd newydd y Cyngor. Ni fydd gan Gadeirydd presennol y Cyngor bleidlais wreiddiol ar gyfer ethol Cadeirydd newydd y Cyngor ond mae’n rhaid iddo/i roi pleidlais fwrw os yw’r pleidleisio’n gyfartal.
i Mewn blwyddyn etholiad, os cafodd Cadeirydd presennol y Cyngor ei h/ail-ethol yn aelod o’r Cyngor, bydd yn llywyddu yn y cyfarfod hyd nes yr etholwyd Cadeirydd newydd y Cyngor. Gall ddefnyddio pleidlais wreiddiol ar gyfer ethol Cadeirydd newydd y Cyngor ac mae’n rhaid iddo/i roi pleidlais fwrw os yw’r pleidleisio’n gyfartal.
j Wedi ethol Cadeirydd y Cyngor ac Is-Gadeirydd (os oes un) y Cyngor yng nghyfarfod blynyddol y Cyngor, bydd gwaith y cyfarfod blynyddol yn cynnwys:
i. Mewn blwyddyn etholiad, Cadeirydd y Cyngor a chynghorwyr yn cyflwyno eu ffurflenni derbyn swydd onid yw’r Cyngor yn penderfynu y gellir gwneud hyn yn ddiweddarach. Mewn blwyddyn nad yw’n flwyddyn etholiad, Cadeirydd y Cyngor yn cyflwyno ei ffurflen derbyn swydd onid yw’r Cyngor yn penderfynu y gellir gwneud hyn yn ddiweddarach;
ii. Cadarnhau cywirdeb cofnodion cyfarfod diwethaf y Cyngor;
iii. Derbyn cofnodion cyfarfod diwethaf pwyllgor;
iv. Ystyried argymhellion a wnaed gan bwyllgor;
v. Adolygu trefniadau dirprwyo i bwyllgorau, is-bwyllgorau, staff ac awdurdodau lleol eraill;
vi. Adolygu cylchoedd gorchwyl pwyllgorau;
vii. Penodi aelodau ar bwyllgorau presennol;
viii. Penodi unrhyw bwyllgorau newydd yn unol â rheol sefydlog 4;
ix. Adolygu a mabwysiadu rheolau sefydlog a rheoliadau ariannol priodol;
x. Adolygu trefniadau (gan gynnwys cytundebau cyfreithiol) gydag awdurdodau lleol eraill, cyrff nid er mwyn gwneud elw a busnesau;
xi. Adolygu cynrychiolaeth ar neu waith gyda chyrff allanol a threfniadau ar gyfer adrodd yn Ôl;
xii. Adolygu stocrestr o dir ac asedau eraill gan gynnwys adeiladau ac offer swyddfa;
xiii. Cadarnhau trefniadau ar gyfer gwarant yswiriant ar gyfer pob risg yswirwadwy;
xiv. Adolygu tanysgrifiadau’r Cyngor a/neu staff i gyrff eraill;
xv. Adolygu gweithdrefn cwynion y Cyngor;
xvi. Adolygu polisïau, gweithdrefnau ac arferion y Cyngor o ran ei gyfrifoldebau o dan ddeddfwriaeth rhyddid gwybodaeth a diogelu data (gweler hefyd reolau sefydlog 11, 20 a 21);
xvii. Adolygu polisi’r Cyngor ar gyfer delio â’r wasg/cyfryngau;
xviii. Adolygu polisïau a gweithdrefnau cyflogaeth y Cyngor;
xix. Adolygu gwariant y Cyngor o dan a.137 Deddf Llywodraeth Leol 1972 neu’r pŵer llesiant.
xx. Pennu amser a lle cyfarfodydd cyffredin y Cyngor hyd at a chan gynnwys cyfarfod blynyddol nesaf y Cyngor.

6. CYFARFODYDD ARBENNIG O’R CYNGOR, PWYLLGORAU AC IS-BWYLLGORAU

a Gall Cadeirydd y Cyngor gynnull cyfarfod arbennig o’r Cyngor ar unrhyw adeg.
b Os nad yw Cadeirydd y Cyngor yn cynnull cyfarfod arbennig o’r Cyngor o fewn saith niwrnod i gael cais ysgrifenedig i wneud hynny gan ddau gynghorydd, gall unrhyw ddau gynghorydd gynnull cyfarfod arbennig o’r Cyngor. Rhaid i’r hysbysiad cyhoeddus yn cynnwys amser, lle ac agenda’r cyfryw gyfarfod gael ei lofnodi gan y ddau gynghorydd.
c Gall cadeirydd pwyllgor [neu is-bwyllgor] gynnull cyfarfod arbennig o’r pwyllgor [neu’r is-bwyllgor] ar unrhyw adeg.
d Os nad yw cadeirydd pwyllgor [neu is-bwyllgor] yn cynnull cyfarfod arbennig o fewn 2 ddiwrnod gwaith i gael cais i wneud hynny gan 2 aelod o’r pwyllgor [neu’r is-bwyllgor], gall unrhyw 4 aelod o’r pwyllgor [neu’r is-bwyllgor] gynnull cyfarfod arbennig o’r pwyllgor [neu’r is-bwyllgor].

7. PENDERFYNIADAU BLAENOROL

a Ni fydd penderfyniad yn cael ei ddadwneud o fewn chwe mis ac eithrio naill ai trwy gynnig arbennig, sy’n galw am rybudd ysgrifenedig gan o leiaf 3 gynghorydd i’w roi i’r Swyddog Priodol yn unol â rheol sefydlog 9, neu trwy gynnig a gyflwynir yn sgîl argymhelliad pwyllgor neu is-bwyllgor.
b Pan ymdriniwyd â chynnig yn sgîl rheol sefydlog 7(a), ni ellir cyflwyno cynnig tebyg o fewn cyfnod pellach o chwe mis.

8. PLEIDLEISIO AR BENODIADAU

a Pan enwebwyd dau berson neu ragor ar gyfer swydd i’w llenwi gan y Cyngor a phan na chafodd yr un o’r personau hynny fwyafrif llwyr y pleidleisiau o’u plaid, tynnir enw’r person a chanddo/i’r nifer lleiaf o bleidleisiau oddi ar y rhestr ac fe gynhelir pleidlais newydd. Bydd y broses hon yn parhau hyd nes y rhoddwyd mwyafrif y pleidleisiau o blaid un person. Gellir datrys sefyllfa lle y mae’r pleidleisio’n gyfartal trwy i gadeirydd y cyfarfod ddefnyddio’r bleidlais fwrw.


9. CYNIGION AR GYFER CYFARFOD Y MAE’N RHAID RHOI RHYBUDD YSGRIFENEDIG AR EU CYFER I’R SWYDDOG PRIODOL

a Bydd cynnig yn ymwneud â chyfrifoldebau’r cyfarfod y’i cyflwynwyd ar ei gyfer a bydd yn ddiwahân yn ymwneud â chyflawni swyddogaethau, grymoedd neu gyfrifoldebau statudol y Cyngor neu fater sy’n effeithio’n benodol ar ardal y Cyngor neu ei drigolion.
b Ni ellir cyflwyno unrhyw gynnig mewn cyfarfod onid yw ar yr agenda ac oni roddodd y cynigydd hysbysiad ysgrifenedig o’i eiriad i’r Swyddog Priodol o leiaf 5 diwrnod llawn cyn y cyfarfod. Nid yw dyddiau llawn yn cynnwys diwrnod yr hysbysiad na diwrnod y cyfarfod.
c Gall y Swyddog Priodol, cyn cynnwys cynnig ar yr agenda a dderbyniwyd yn unol â rheol sefydlog 9(b), gywiro camgymeriadau gramadegol neu deipograffyddol amlwg yng ngeiriad y cynnig.
d Os yw’r Swyddog Priodol yn credu nad yw ystyr geiriad cynnig a dderbyniwyd yn unol â rheol sefydlog 9(b) yn glir, caiff y cynnig ei wrthod nes bod cynigydd y cynnig yn ei ail-gyflwyno’n ysgrifenedig i’r Swyddog Priodol fel ei fod yn ddealladwy o leiaf 3 diwrnod llawn cyn y cyfarfod.
e Os yw geiriad cynnig arfaethedig yn cael ei ystyried yn amhriodol, bydd y Swyddog Priodol yn trafod gyda chadeirydd y cyfarfod arfaethedig neu, fel y bo’n briodol, y cynghorwyr a gynullodd y cyfarfod, i ystyried a fydd y cynnig yn cael ei gynnwys ar yr agenda neu’n cael ei wrthod.
f Bydd penderfyniad y Swyddog Priodol ar gynnwys y cynnig ar yr agenda ai peidio yn derfynol.
g Cofnodir cynigion mewn llyfr i’r perwyl hwnnw a chânt eu rhifo yn nhrefn eu derbyn.
h Cofnodir cynigion a gafodd eu gwrthod mewn llyfr i’r perwyl hwnnw ac fe gynhwysir esboniad am eu gwrthod gan y Swyddog Priodol.

10. CYNIGION MEWN CYFARFOD NAD OES ANGEN RHYBUDD YSGRIFENEDIG AR EU CYFER

a Gellir cyflwyno’r cynigion canlynol mewn cyfarfod heb roi rhybudd ysgrifenedig i’r Swyddog Priodol:
i. cywiro anghywirdeb yn nrafft gofnodion cyfarfod;
ii. symud at bleidlais;
iii. gohirio trafod cynnig;
iv. cyfeirio cynnig at bwyllgor neu is-bwyllgor penodol;
v. penodi person i lywyddu mewn cyfarfod;
vi. newid trefn materion ar yr agenda;
vii. symud ymlaen at y mater nesaf ar yr agenda;
viii. gofyn am adroddiad ysgrifenedig;
ix. penodi pwyllgor neu is-bwyllgor a’u haelodau;
x. cynyddu’r terfynau amser ar gyfer siarad;
xi. eithrio’r wasg a’r cyhoedd o gyfarfod oherwydd gwybodaeth gyfrinachol neu sensitif sy’n rhagfarnol i les y cyhoedd
xii. peidio rhoi gwrandawiad pellach i gynghorydd neu aelod o’r cyhoedd;
xiii. eithrio cynghorydd neu aelod o’r cyhoedd oherwydd ymddygiad afreolus;
xiv. atal y cyfarfod dros dro;
xv. atal rheol sefydlog benodol (oni bai ei bod yn adlewyrchu gofynion statudol gorfodol);
xvi. gohirio’r cyfarfod; neu
xvii. gau cyfarfod.

11. RHEOLI GWYBODAETH
Gweler hefyd reol sefydlog 20.

a Bydd y Cyngor yn trefnu ac adolygu camau technegol a sefydliadol i gadw’n ddiogel wybodaeth (gan gynnwys data personol) a gedwir ganddo ar bapur ac yn electronaidd. Bydd y cyfryw drefniadau yn cynnwys penderfynu pwy gaiff fynediad at ddata personol ac amgryptio data personol.
b Bydd y Cyngor yn trefnu ac adolygu polisïau ar gyfer cadw a dinistrio’n ddiogel yr holl wybodaeth (gan gynnwys data personol) a gedwir ganddo ar bapur ac yn electronaidd. Bydd polisi cadw’r Cyngor yn cadarnhau am ba gyfnod y caiff gwybodaeth (gan gynnwys data personol) ei chadw neu os nad yw hynny’n bosib y meini prawf a ddefnyddir i bennu’r cyfnod hwn (e.e. Deddf Cyfyngu 1980).
c Ni fydd yr agenda, y papurau sy’n cefnogi’r agenda a chofnodion cyfarfod yn datgelu nac yn tanseilio mewn unrhyw ffordd arall wybodaeth gyfrinachol na data personol heb gyfiawnhad cyfreithiol.
d Ni fydd cynghorwyr, staff, contractwyr ac asiantwyr y Cyngor yn datgelu gwybodaeth gyfrinachol na data personol heb gyfiawnhad cyfreithiol.

12. DRAFFT GOFNODION

a Os rhoddwyd drafft gofnodion cyfarfod blaenorol i gynghorwyr gyda’r agenda ar gyfer mynychu’r cyfarfod lle y caiff eu cywirdeb ei gadarnhau, fe’u derbynnir fel y maent.
b Ni fydd unrhyw drafod ar ddrafft gofnodion cyfarfod blaenorol ac eithrio ynghylch eu cywirdeb. Rhaid cyflwyno cynnig i gywiro anghywirdeb yn y drafft gofnodion yn unol â rheol sefydlog 10(a)(i).
c Bydd cywirdeb drafft gofnodion, gan gynnwys unrhyw welliant/welliannau a wneir iddynt, yn cael ei gadarnhau trwy benderfyniad a chânt eu llofnodi gan gadeirydd y cyfarfod ac maent yn sefyll yn gofnod cywir o’r cyfarfod y mae’r cofnodion yn ymwneud ag ef.
d Os nad yw cadeirydd y cyfarfod yn credu fod y cofnodion yn gofnod cywir o’r cyfarfod y mae’r cofnodion yn ymwneud ag ef, bydd yn llofnodi’r cofnodion ac yn cynnwys paragraff fel a ganlyn neu i’r un perwyl:
“Nid yw cadeirydd y cyfarfod hwn yn credu fod cofnodion cyfarfod y ( ) a gynhaliwyd ar [dyddiad] o ran ( ) yn gofnod cywir ond ni chafodd y farn honno ei chefnogi gan y cyfarfod ac fe gadarnhawyd y cofnodion yn gofnod cywir o’r trafodion.”
e Yn amodol ar reol sefydlog 20(a) ac wedi gwneud penderfyniad sy’n cadarnhau cywirdeb cofnodion cyfarfod, caiff drafft gofnodion neu recordiadau’r cyfarfod y ceir cofnodion wedi’u cymeradwyo ar ei gyfer eu dinistrio

13. COD YMDDYGIAD A GODDEFEBAU
Gweler hefyd reol sefydlog 3(s).

a Bydd cynghorwyr a phobl heb fod yn gynghorwyr a chanddynt hawliau pleidleisio yn cadw at y cod ymddygiad a fabwysiadwyd gan y Cyngor.
b Bydd pob cynghorydd a phobl heb fod yn gynghorwyr a chanddynt hawliau pleidleisio yn cael hyfforddiant ar y cod ymddygiad o fewn chwe mis i gyflwyno eu ffurflen derbyn swydd.
c Rhaid gwneud ceisiadau am oddefeb yn ysgrifenedig a’u cyflwyno i bwyllgor safonau [y Cyngor Bwrdeistref] NEU [Cyngor Sir] cyn gynted ag y bo modd cyn y cyfarfod y mae angen yr oddefeb ar ei gyfer.

14. CWYNION COD YMDDYGIAD

a Wedi cael gwybod gan y [Bwrdeistref Sirol] NEU [Cyngor Sir] ei fod yn delio â chŵyn fod cynghorydd neu berson arall a chanddo/i hawliau pleidleisio wedi torri cod ymddygiad y Cyngor, bydd y Swyddog Priodol, yn amodol ar reol sefydlog 11, yn adrodd hyn i’r Cyngor.
b Pan mae’r hysbysiad yn rheol sefydlog 14(a) yn ymwneud â chŵyn a wnaed gan y Swyddog Priodol, bydd y Swyddog Priodol yn rhoi gwybod am hyn i Gadeirydd y Cyngor, a bydd y Cadeirydd yn enwebu aelod arall o’r staff i ymgymryd â dyletswyddau’r Swyddog Priodol o ran y gŵyn hyd nes y cafodd ei phenderfynu.
c Gall y Cyngor:
i. ddarparu gwybodaeth neu dystiolaeth lle y mae angen datgeliad o’r fath er mwyn sicrhau bod y gŵyn yn cael ei hymchwilio neu oherwydd bod hynny’n ofynnol yn Ôl y gyfraith;
ii. geisio gwybodaeth sy’n berthnasol i’r gŵyn oddi wrth y person neu gorff a chanddynt gyfrifoldeb statudol i ymchwilio’r mater;
iii. indemnio’r cynghorydd neu berson heb fod yn gynghorydd a chanddo/i hawliau pleidleisio o ran ei g/chostau cyfreithiol cysylltiol ac mae’n rhaid i unrhyw indemniad o’r fath gael ei gymeradwyo gan gyfarfod o’r Cyngor.

15. SWYDDOG PRIODOL

a Y Swyddog Priodol fydd naill ai (i) y clerc neu (ii) aelod(au) staff eraill a enwebwyd gan y Cyngor i gyflawni gwaith y Swyddog Priodol pan mae’r Swyddog Priodol yn absennol.

b Bydd y Swyddog Priodol:
i. o leiaf dri diwrnod llawn cyn cyfarfod o’r cyngor, pwyllgor neu is-bwyllgor:
yn rhoi i gynghorwyr, yn bersonol neu drwy’r post yn eu preswylfeydd, wŷs wedi’i lofnodi yn cadarnhau’r amser, y lle a’r agenda: ac yn
yn darparu, mewn lle amlwg, hysbysiad cyhoeddus o amser, lle ac agenda (ar yr amod y cafodd yr hysbysiad cyhoeddus gydag agenda cyfarfod arbennig o’r Cyngor a gynullwyd gan gynghorwyr ei lofnodi ganddynt) ac yn cyhoeddi’n electronaidd hysbysiad o amser a lle, ac i’r graddau y bo hynny’n ymarferol resymol, unrhyw ddogfennau yn gysylltiedig â’r materion a drafodir yn y cyfarfod onid ydynt yn ymwneud â mater sy’n debygol o gael ei ystyried yn breifat neu pe bai eu datgelu yn groes i unrhyw gyflawniad.
Trowch at reol sefydlog 3(b) i weld ystyr dyddiau llawn ar gyfer cyfarfod o’r cyngor llawn a rheol sefydlog 3 (c) i weld ystyr dyddiau llawn ar gyfer cyfarfod pwyllgor;
ii. yn amodol ar reol sefydlog 9, cynnwys ar yr agenda yr holl gynigion yn y drefn y’u derbyniwyd oni roddodd cynghorydd hysbysiad ysgrifenedig o leiaf 2 diwrnod cyn y cyfarfod yn cadarnhau ei f/bod yn ei dynnu’n Ôl;
iii. yn cynnull cyfarfod o’r cyngor llawn ar gyfer ethol Cadeirydd newydd i’r Cyngor, a hynny oherwydd y daeth ei swydd yn wag;
iv. yn gwneud trefniadau i alluogi etholwyr llywodraeth leol i archwilio’r llyfr cofnodion;
v. yn derbyn a chadw copïau o is-ddeddfau a wnaed gan awdurdodau lleol eraill;
vi. yn cadw ffurflenni derbyn swyddi gan gynghorwyr;
vii. yn cadw copi o gofrestr buddiannau pob cynghorydd;
viii. yn cynorthwyo gydag ymateb i geisiadau a wnaed o dan ddeddfwriaeth rhyddid gwybodaeth a hawliau y gellir eu defnyddio o dan ddeddfwriaeth diogelu data 1998, yn unol â pholisïau a gweithdrefnau perthnasol y Cyngor;
ix. yn cysylltu, yn Ôl y galw, gyda Swyddog Diogelu Data y Cyngor;
x. yn derbyn a danfon gohebiaeth a hysbysiadau cyffredinol ar ran y Cyngor ac eithrio pan wnaed penderfyniad yn groes i hynny;
xi. yn cynorthwyo gyda threfnu, storio, cael mynediad at, diogelwch a dinistrio gwybodaeth a gedwir gan y Cyngor ar bapur ac yn electronaidd yn amodol ar ofynion deddfwriaeth rhyddid gwybodaeth a diogelu data a gofynion cyfreithiol eraill (e.e. Deddf Cyfyngu 1980);
xii. yn trefnu fod gweithredoedd cyfreithiol yn cael eu cyflawni;
Gweler hefyd reol sefydlog 23;
xiii. yn trefnu neu’n rheoli awdurdodi, cymeradwyo a chyfarwyddo’n ddiymdroi unrhyw daliadau i’w gwneud gan y Cyngor yn unol â’i reoliadau ariannol;
xiv. yn cofnodi pob cais cynllunio y cafodd y Cyngor wybod amdanynt ac ymateb y Cyngor i’r awdurdod cynllunio lleol mewn llyfr pwrpasol i’r perwyl hwnnw;
xv. yn cyfeirio cais cynllunio a dderbyniwyd gan y Cyngor at y [Cadeirydd neu yn ei absenoldeb Is-Gadeirydd (os oes un) y Cyngor] NEU [Cadeirydd neu yn ei absenoldeb Is-Gadeirydd (os oes un) y Pwyllgor ( )] o fewn dau ddiwrnod i’w dderbyn i drefnu cyfarfod arbennig os yw natur y cais cynllunio yn golygu fod rhaid ei ystyried cyn cyfarfod cyffredin nesaf y [Cyngor] NEU [pwyllgor ( )];
xvi. yn rheoli mynediad at wybodaeth am y Cyngor trwy’r cynllun cyhoeddiadau; ac
xvii. yn cadw sêl y Cyngor (os oes un) na chaiff ei ddefnyddio heb wneud penderfyniad i’r perwyl hwnnw.
Gweler hefyd reol sefydlog 23.

16. SWYDDOG ARIANNOL CYFRIFOL

a Bydd y Cyngor yn penodi aelod(au) priodol o’r staff i gyflawni gwaith y Swyddog Ariannol Cyfrifol pan mae’r Swyddog Ariannol Cyfrifol yn absennol.

17. CYFRIFON A DATGANIADAU CYFRIFO

a Mae “arferion priodol” mewn rheolau sefydlog yn cyfeirio at fersiwn ddiweddaraf “Llywodraethiant ac Atebolrwydd ar gyfer Cynghorau Lleol yng Nghymru – Canllaw i Ymarferwyr”.
b Bydd pob taliad gan y Cyngor yn cael ei awdurdodi, ei gymeradwyo a’i wneud yn unol â’r gyfraith, arferion priodol a rheoliadau ariannol y Cyngor.
c Bydd y Swyddog Ariannol Cyfrifol yn rhoi i bob cynghorydd cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar Ôl 30 Mehefin, 30 Medi a 31 Rhagfyr ym mhob blwyddyn ddatganiad i grynhoi:
i. derbyniadau a thaliadau’r Cyngor (neu incwm a gwariant) ar gyfer pob chwarter;
ii. derbyniadau a thaliadau agregad (neu incwm a gwariant) y Cyngor ar gyfer y flwyddyn hyd hynny;
iii. y gweddillion sydd ar gael ar ddiwedd y chwarter yr adroddir arno ac sy’n cynnwys cymhariaeth gyda’r gyllideb ar gyfer y flwyddyn ariannol ac yn amlygu unrhyw orwariannau gwirioneddol neu bosib.
d Cyn gynted ag y bo modd wedi diwedd y flwyddyn ariannol ar 31 Mawrth, bydd y Swyddog Ariannol Cyfrifol yn darparu:
i. datganiad i bob cynghorydd yn crynhoi derbyniadau a thaliadau’r Cyngor (neu incwm a gwariant) ar gyfer y chwarter diwethaf a’r flwyddyn hyd hynny er gwybodaeth; ac
ii. i’r Cyngor y datganiadau cyfrifo ar gyfer y flwyddyn ar ffurf Adran 1 y datganiad llywodraethiant ac atebolrwydd blynyddol, sy’n ofynnol gan arferion priodol, i’w hystyried a’u cymeradwyo.
e Caiff datganiadau cyfrifo diwedd blwyddyn eu paratoi yn unol ag arferion priodol a chan ddefnyddio’r ffurf o gyfrifon a bennir gan y Cyngor (derbyniadau a gwariant, neu incwm a gwariant) ar gyfer blwyddyn hyd at 31 Mawrth. Cyflwynir drafft ddatganiad llywodraethiant ac atebolrwydd blynyddol cyflawn i bob cynghorydd o leiaf 14 diwrnod cyn y disgwylir iddo gael ei gymeradwyo gan y Cyngor. Cyflwynir datganiad llywodraethiant ac atebolrwydd blynyddol y Cyngor, sy’n cael ei archwilio’n allanol, gan gynnwys y datganiad llywodraethiant blynyddol, i’r Cyngor i’w ystyried a’i gytuno’n ffurfiol cyn 30 Mehefin.

18. RHEOLYDDION ARIANNOL A CHAFFAEL

a Bydd y cyngor yn ystyried a chymeradwyo rheoliadau ariannol a baratowyd gan y Swyddog Ariannol Cyfrifol, fydd yn cynnwys trefniadau manwl ar gyfer y canlynol:
i. cadw cofnodion cyfrifo a systemau rheolaeth fewnol;
ii. asesu a rheoli risgiau ariannol a wynebir gan y Cyngor;
iii. gwaith yr archwilydd mewnol annibynnol yn unol ag arferion priodol a derbyn adroddiadau rheolaidd gan yr archwilydd mewnol, fydd yn gorfod cael eu darparu o leiaf yn flynyddol;
iv. galluogi cynghorwyr ac etholwyr lleol i archwilio a chopïo cyfrifon y Cyngor a/neu gorchmynion talu; ac
v. yn amodol ar reolau sefydlog 18(e) ac (f) a ddylai contractau yr amcangyfrifwyd eu bod werth llai na £500 neu oherwydd amgylchiadau arbennig gael eu heithrio o broses dendro neu ymarferiad caffael.
b Bydd rheoliadau ariannol yn cael eu hadolygu’n rheolaidd ac o leiaf bob blwyddyn i sicrhau eu bod yn gweddu i’w pwrpas.
c Yn amodol ar ofynion ychwanegol yn rheoliadau ariannol y Cyngor, bydd y broses dendro ar gyfer contractau i gyflenwi nwyddau, deunyddiau, gwasanaethau neu gyflawni gwaith yn cynnwys, man lleiaf, y camau canlynol:
i. bydd manyleb ar gyfer y nwyddau, deunyddiau, gwasanaethau neu waith i’w gyflawni yn cael ei pharatoi;
ii. bydd gwahoddiad i dendro yn cael ei baratoi i gadarnhau (i) manyleb y Cyngor (ii) yr amser, y dyddiad a’r cyfeiriad ar gyfer cyflwyno tendrau (iii) dyddiad ymateb ysgrifenedig y Cyngor i’r tendr a (iv) gwahardd darpar gontractwyr rhag cysylltu â chynghorwyr neu staff i annog neu gefnogi eu tendr y tu allan i’r broses a nodwyd;
iii. bydd y gwahoddiad i dendro yn cael ei hysbysebu mewn papur lleol ac mewn unrhyw fodd arall sy’n briodol;
iv. cyflwynir tendrau yn ysgrifenedig mewn amlen dan sêl wedi’i marcio wedi’i chyfeirio at y Swyddog Priodol;
v. bydd tendrau’n cael eu hagor gan y Swyddog Priodol ym mhresenoldeb o leiaf un cynghorydd wedi’r dyddiad cau ar gyfer cyflwyno tendrau;
vi. bydd tendrau’n cael eu hadrodd a’u hystyried gan bwyllgor periodol y Cyngor neu bwyllgor neu is-bwyllgor y dirprwywyd cyfrifoldeb iddo.
d Nid oes rheidrwydd ar y Cyngor, na phwyllgor nac is-bwyllgor y dirprwywyd cyfrifoldeb iddo i ystyried tendrau, i dderbyn y tendr sy’n cynnig y pris isaf.
e Bydd contract cyhoeddus a reoleiddir gan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 ag iddynt werth amcangyfrifiedig o fwy na £181,302 ar gyfer contract gwasanaeth neu gyflenwad cyhoeddus neu fwy na £4,551,413 ar gyfer contract gwaith cyhoeddus (neu drothwyon eraill a bennir gan y Comisiwn Ewropeaidd bob dwy flynedd ac a gyhoeddir yng Nghyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU)) yn cydymffurfio â’r gweithdrefnau caffael perthnasol a gofynion eraill yn Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 sy’n cynnwys hysbysebu’r cyfle contract ar wefan Contracts Finder ac yn OJEU.
f Bydd contract cyhoeddus yn ymwneud â chyflenwi nwy, gwres, trydan, dŵr yfed, gwasanaethau trafnidiaeth neu wasanaethau post i’r cyhoedd; neu ddarparu porthladd neu faes awyr; neu archwilio neu ar gyfer alldynnu nwy, olew neu danwydd solet ag iddo werth amcangyfrifiedig o fwy na £363,424 ar gyfer contract cyflenwi, gwasanaethau neu gynllunio; neu fwy na £4,551,413 ar gyfer contract gwaith; neu £820,370 ar gyfer contract gwasanaethau cymdeithasol a gwasanaethau penodol eraill (neu drothwyon eraill a bennir gan y Comisiwn Ewropeaidd bob dwy flynedd ac a gyhoeddir yn OJEU) yn cydymffurfio â’r gweithdrefnau caffael perthnasol a gofynion eraill yn Rheoliadau Contractau Cyfleustodau 2016.

19. TRIN MATERION STAFF

a Mae mater sy’n bersonol i aelod o staff sy’n cael ei ystyried mewn cyfarfod Cyngor NEU [y pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] yn is amodol ar reol sefydlog 11.
b Yn amodol ar bolisi’r Cyngor ar absenoldebau o’r gwaith, bydd aelod staff uchaf y Cyngor yn rhoi gwybod i gadeirydd [y pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] neu, os nad yw ar gael, i is-gadeirydd (os oes un) [y pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] am absenoldeb a achoswyd gan salwch neu reswm arall a bydd y cyfryw berson yn rhoi gwybod am absenoldeb o’r fath i’r [ pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] yn ei gyfarfod nesaf.
c Bydd cadeirydd [y pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] neu yn ei absenoldeb, yr is-gadeirydd yn dilyn penderfyniad i’r perwyl hwnnw yn cynnal adolygiad o berfformiad ac arfarniad blynyddol o waith [teitl swydd y gweithiwr]. Cyflwynir adroddiad ysgrifenedig ar yr adolygiadau a’r arfarniad i’r [pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] a fydd yn gwneud penderfyniad arno.
d Yn amodol ar bolisi’r Cyngor ar drin achwyniadau, bydd gweithiwr uchaf y Cyngor (neu weithwyr eraill) yn cysylltu â chadeirydd [y pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] neu, yn ei absenoldeb, i is-gadeirydd [y pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] ynghylch achwyniad anffurfiol neu ffurfiol, a chaiff y mater ei adrodd yn Ôl i’r [pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] a fydd yn gweithredu arno trwy benderfyniad.
e Yn amodol ar bolisi’r Cyngor ar drin achwyniadau, os yw achwyniad anffurfiol neu ffurfiol a godir gan [teitl swydd y gweithiwr] yn ymwneud â chadeirydd neu is-gadeirydd [y pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] , caiff ei gyflwyno i sylw aelod arall o’r [pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ], a chaiff ei adrodd yn Ôl i’r [pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] a fydd yn gweithredu arno trwy benderfyniad.
f Bydd unrhyw bersonau sy’n gyfrifol yn gyfan neu’n rhannol am reoli staff yn trin cofnodion ysgrifenedig pob cyfarfod yn ymwneud â’u perfformiad, galluoedd, achwyniad neu faterion disgyblaeth yn gyfrinachol.
g Yn unol â rheol sefydlog 11(a), bydd gan bersonau a chanddynt gyfrifoldebau rheoli llinell hawl i weld cofnodion staff y cyfeirir atynt yn rheol sefydlog 19(f).

20. CYFRIFOLDEBAU I DDARPARU GWYBODAETH
Gweler hefyd reol sefydlog 21.

a Yn unol â deddfwriaeth rhyddid gwybodaeth, bydd y Cyngor yn cyhoeddi gwybodaeth yn unol â’i gynllun cyhoeddiadau ac yn ymateb i geisiadau am wybodaeth sydd ym meddiant y Cyngor.

21. CYFRIFOLDEBAU O DAN DDEDDFWRIAETH DIOGELU DATA
(Nid yw’r rhestr isod yn hollgynhwysol).

Gweler hefyd reol sefydlog 11.

a Bydd y Cyngor yn penodi Swyddog Diogelu Data.
b Bydd gan y Cyngor bolisïau a gweithdrefnau ar gyfer ymateb i unigolyn sy’n defnyddio hawliau statudol ynghylch ei ddata/data personol.
c Bydd gan y Cyngor bolisi ysgrifenedig ar gyfer ymateb i a rheoli achos o dorri amodau trin data personol.
d Bydd y Cyngor yn cadw cofnod o’r holl achosion o dorri amodau trin data personol yn cynnwys y ffeithiau ynghylch yr achos o dorri amodau trin data personol, ei effeithiau a’r camau lliniarol a gymerwyd.
e Bydd y Cyngor yn gofalu fod yr holl wybodaeth a gyflwynwyd yn ei hysbysiad(au) preifatrwydd mewn ffurf hygyrch hwylus a’i bod yn cael ei chadw’n gyfredol.
f Bydd y Cyngor yn cadw cofnod ysgrifenedig o’i weithgarwch prosesu.

22. CYSYLLTIADAU Ȃ’R WASG/CYFRYNGAU

a Bydd ceisiadau oddi wrth y wasg neu gyfryngau eraill am sylw neu ddatganiad llafar neu ysgrifenedig gan y Cyngor, ei gynghorwyr neu staff yn cael eu trin yn unol â pholisi’r Cyngor ar ddelio â’r wasg a/neu gyfryngau eraill.

23. GWEITHREDU A SELIO GWEITHREDOEDD CYFREITHIOL
Gweler hefyd reolau sefydlog 15(b)(xii) a (xvii).

a Ni fydd gweithred gyfreithiol yn cael ei chyflawni ar ran y Cyngor onid awdurdodwyd hynny trwy benderfyniad.
b [Yn amodol ar reol sefydlog 23(a), sêl cyffredin y Cyngor yn unig a ddefnyddir ar gyfer selio gweithred sy’n gyfreithiol ofynnol. Fe’i defnyddir gan y Swyddog Priodol ym mhresenoldeb dau gynghorydd a fydd yn llofnodi’r weithred yn dystion.]
Mae’r uchod yn berthnasol i Gyngor a chanddo sêl cyffredin.
NEU
[Yn amodol ar reol sefydlog 23(a), gall unrhyw ddau gynghorydd lofnodi, ar ran y Cyngor, unrhyw weithred sy’n gyfreithiol ofynnol a bydd y Swyddog Priodol yn dyst i’w llofnodion.]
Mae’r uchod yn berthnasol i Gyngor heb sêl cyffredin.

24. CYFATHREBU Ȃ CHYNGHORWYR BWRDEISTREF SIROL NEU GYNGHORWYR SIR

a Danfonir gwahoddiad i fynychu cyfarfod y Cyngor, ynghyd â’r agenda, at gynghorydd/wyr ward y [Bwrdeistref Sirol] NEU [Cyngor Sir] sy’n cynrychioli ardal y Cyngor.
b Onid yw’r Cyngor yn penderfynu fel arall, danfonir copi o bob llythyr a ddanfonir at y [Bwrdeistref Sirol] NEU [Cyngor Sir] at y cynghorydd/wyr ward sy’n cynrychioli ardal y Cyngor.

25. CYFYNGIADAU AR WEITHGARWCH CYNGHORWYR

a. Onid awdurdodir hynny trwy benderfyniad, ni fydd unrhyw gynghorydd:
i. yn archwilio unrhyw dir a/neu adeiladau y mae gan y Cyngor hawl neu ddyletswydd i’w archwilio; nac
ii. yn rhoi gorchmynion na chyfarwyddiadau

26. RHEOLAU SEFYDLOG YN GYFFREDINOL

a Gellir atal rheol sefydlog neu ran o reol sefydlog, ac eithrio un sy’n cynnwys gofynion statudol gorfodol, trwy benderfyniad o ran ystyried eitem ar agenda ar gyfer cyfarfod.
b Rhaid cyflwyno cynnig i ychwanegu at neu amrywio neu ddirymu un neu ragor o reolau sefydlog y Cyngor, ac eithrio un sy’n cynnwys gofynion statudol neu gyfreithiol gorfodol, trwy gyfrwng cynnig arbennig, a rhaid rhoi’r hysbysiad ysgrifenedig amdano gan o leiaf 4 gynghorydd i’r Swyddog Priodol yn unol â rheol sefydlog 9.
c Bydd y Swyddog Priodol yn rhoi copi o reolau sefydlog y Cyngor i gynghorydd cyn gynted ag y bo modd.
d Bydd penderfyniad cadeirydd cyfarfod ynghylch defnyddio rheolau sefydlog yn y cyfarfod yn derfynol.

Llansannan Community Council

Standing Orders

Meetings:- The Official Language of all meetings is Welsh.

Council meetings are held on the second Wednesday of each month in Llansannan (at Canolfan Addysg Bro Aled – the School and Community Centre), and in Groes (at the Bylchau Parish Memorial Hall) Meetings start at 7.30 pm.

MODEL STANDING
ORDERS 2018
(WALES)
Llansannan Community Council
Adopted by the Council on 13th March 201

INTRODUCTION
1. RULES OF DEBATE AT MEETINGS
2. DISORDERLY CONDUCT AT MEETINGS
3. MEETINGS GENERALLY
4. COMMITTEES AND SUB-COMMITTEES
5. ORDINARY COUNCIL MEETINGS
6. EXTRAORDINARY MEETINGS OF THE COUNCIL, COMMITTEES AND SUB-COMMITTEES
7. PREVIOUS RESOLUTIONS
8. VOTING ON APPOINTMENTS
9. MOTIONS FOR A MEETING THAT REQUIRE WRITTEN NOTICE TO BE GIVEN TO THE PROPER OFFICER
10. MOTIONS AT A MEETING THAT DO NOT REQUIRE WRITTEN NOTICE
11. MANAGEMENT OF INFORMATION
12. DRAFT MINUTES
13. CODE OF CONDUCT AND DISPENSATIONS
14. CODE OF CONDUCT COMPLAINTS
15. PROPER OFFICER
16. RESPONSIBLE FINANCIAL OFFICER
17. ACCOUNTS AND ACCOUNTING STATEMENTS
18. FINANCIAL CONTROLS AND PROCUREMENT
19. HANDLING STAFF MATTERS
20. RESPONSIBILITIES TO PROVIDE INFORMATION
21. RESPONSIBILITIES UNDER DATA PROTECTION LEGISLATION
22. RELATIONS WITH THE PRESS/MEDIA
23. EXECUTION AND SEALING OF LEGAL DEEDS
24. COMMUNICATING WITH COUNTY BOROUGH OR COUNTY COUNCIL COUNCILLORS
25. RESTRICTIONS ON COUNCILLOR ACTIVITIES
26. STANDING ORDERS GENERALLY

1. RULES OF DEBATE AT MEETINGS

a Motions on the agenda shall be considered in the order that they appear unless the order is changed at the discretion of the chairman of the meeting.
b A motion (including an amendment) shall not be progressed unless it has been moved and seconded.
c A motion on the agenda that is not moved by its proposer may be treated by the chairman of the meeting as withdrawn.
d If a motion (including an amendment) has been seconded, it may be withdrawn by the proposer only with the consent of the seconder and the meeting.
e An amendment is a proposal to remove or add words to a motion. It shall not negate the motion.
f If an amendment to the original motion is carried, the original motion (as amended) becomes the substantive motion upon which further amendment(s) may be moved.
g An amendment shall not be considered unless early verbal notice of it is given at the meeting and, if requested by the chairman of the meeting, is expressed in writing to the chairman.
h A councillor may move an amendment to his own motion if agreed by the meeting. If a motion has already been seconded, the amendment shall be with the consent of the seconder and the meeting.
i If there is more than one amendment to an original or substantive motion, the amendments shall be moved in the order directed by the chairman of the meeting.
j Subject to standing order 1(k), only one amendment shall be moved and debated at a time, the order of which shall be directed by the chairman of the meeting.
k One or more amendments may be discussed together if the chairman of the meeting considers this expedient but each amendment shall be voted upon separately.
l A councillor may not move more than one amendment to an original or substantive motion.
m The mover of an amendment has no right of reply at the end of debate on it.
n Where a series of amendments to an original motion are carried, the mover of the original motion shall have a right of reply either at the end of debate on the first amendment or at the very end of debate on the final substantive motion immediately before it is put to the vote.
o Unless permitted by the chairman of the meeting, a councillor may speak once in the debate on a motion except:
i. to speak on an amendment moved by another councillor;
ii. to move or speak on another amendment if the motion has been amended since he last spoke;
iii. to make a point of order;
iv. to give a personal explanation; or
v. to exercise a right of reply.
p During the debate on a motion, a councillor may interrupt only on a point of order or a personal explanation and the councillor who was interrupted shall stop speaking. A councillor raising a point of order shall identify the standing order which he considers has been breached or specify the other irregularity in the proceedings of the meeting he is concerned by.
q A point of order shall be decided by the chairman of the meeting and his decision shall be final.
r When a motion is under debate, no other motion shall be moved except:
i. to amend the motion;
ii. to proceed to the next business;
iii. to adjourn the debate;
iv. to put the motion to a vote;
v. to ask a person to be no longer heard or to leave the meeting;
vi. to refer a motion to a committee or sub-committee for consideration;
vii. to exclude the public and press;
viii. to adjourn the meeting; or
ix. to suspend particular standing order(s) excepting those which reflect mandatory statutory or legal requirements.
s Before an original or substantive motion is put to the vote, the chairman of the meeting shall be satisfied that the motion has been sufficiently debated and that the mover of the motion under debate has exercised or waived his right of reply.
t Excluding motions moved under standing order 1(r), the contributions or speeches by a councillor shall relate only to the motion under discussion and shall not exceed ( ) minutes without the consent of the chairman of the meeting.

2. DISORDERLY CONDUCT AT MEETINGS

a No person shall obstruct the transaction of business at a meeting or behave offensively or improperly. If this standing order is ignored, the chairman of the meeting shall request such person(s) to moderate or improve their conduct.
b If person(s) disregard the request of the chairman of the meeting to moderate or improve their conduct, any councillor or the chairman of the meeting may move that the person be no longer heard or be excluded from the meeting. The motion, if seconded, shall be put to the vote without discussion.
c If a resolution made under standing order 2(b) is ignored, the chairman of the meeting may take further reasonable steps to restore order or to progress the meeting. This may include temporarily suspending or closing the meeting.

3. MEETINGS GENERALLY

Full Council meetings
Committee meetings
Sub-committee meetings

a Meetings shall not take place in premises which at the time of the meeting are used for the supply of alcohol, unless no other premises are available free of charge or at a reasonable cost.
b The minimum three clear days for notice of a meeting does not include the day on which notice was issued, the day of the meeting, a Sunday, a day of the Christmas break, a day of the Easter break or of a bank holiday or a day appointed for public thanksgiving or mourning.
c The minimum three clear days’ public notice for a meeting does not include the day on which the notice was issued or the day of the meeting unless the meeting is convened at shorter notice OR [The minimum three clear days’ public notice of a meeting does not include the day on which the notice was issued or the day of the meeting].
d Meetings shall be open to the public unless their presence is prejudicial to the public interest by reason of the confidential nature of the business to be transacted or for other special reasons. The public’s exclusion from part or all of a meeting shall be by a resolution which shall give reasons for the public’s exclusion.
e Members of the public may make representations, answer questions and give evidence at a meeting which they are entitled to attend in respect of the business on the agenda.
f The period of time designated for public participation at a meeting in accordance with standing order 3(e) shall not exceed 20 minutes unless directed by the chairman of the meeting.
g Subject to standing order 3(f), a member of the public shall not speak for more than 3 minutes.
h In accordance with standing order 3(e), a question shall not require a response at the meeting nor start a debate on the question. The chairman of the meeting may direct that a written or oral response be given.
i [A person shall stand when requesting to speak and when speaking (except when a person has a disability or is likely to suffer discomfort)] OR [A person shall raise his hand when requesting to speak and stand when speaking (except when a person has a disability or is likely to suffer discomfort)]. The chairman of the meeting may at any time permit a person to be seated when speaking.
j A person who speaks at a meeting shall direct his comments to the chairman of the meeting.
k Only one person is permitted to speak at a time. If more than one person wants to speak, the chairman of the meeting shall direct the order of speaking.
l Photographing, recording, broadcasting or transmitting the proceedings of a meeting by any means is not permitted without the Council’s prior written consent.
m The press shall be provided with reasonable facilities for the taking of their report of all or part of a meeting at which they are entitled to be present.
n Subject to standing orders which indicate otherwise, anything authorised or required to be done by, to or before the Chairman of the Council may in his absence be done by, to or before the Vice-Chairman of the Council (if there is one).
o The Chairman of the Council, if present, shall preside at a meeting. If the Chairman is absent from a meeting, the Vice-Chairman of the Council (if there is one), if present, shall preside. If both the Chairman and the Vice-Chairman are absent from a meeting, a councillor as chosen by the councillors present at the meeting shall preside at the meeting.
p Subject to a meeting being quorate, all questions at a meeting shall be decided by a majority of the councillors and non-councillors with voting rights present and voting.
q The chairman of a meeting may give an original vote on any matter put to the vote, and in the case of an equality of votes may exercise his casting vote whether or not he gave an original vote.
See standing orders 5(h) and (i) for the different rules that apply in the election of the Chairman of the Council at the annual meeting of the Council.
r Unless standing orders provide otherwise, voting on a question shall be by a show of hands. At the request of a councillor, the voting on any question shall be recorded so as to show whether each councillor present and voting gave his vote for or against that question. Such a request shall be made before moving on to the next item of business on the agenda.
s The minutes of a meeting shall include an accurate record of the following:
i. the time and place of the meeting;
ii. the names of councillors who are present and the names of councillors who are absent;
iii. interests that have been declared by councillors and non-councillors with voting rights;
iv. the grant of dispensations (if any) to councillors and non-councillors with voting rights;
v. whether a councillor or non-councillor with voting rights left the meeting when matters that they held interests in were being considered;
vi. if there was a public participation session; and
vii. the resolutions made.
t A councillor or a non-councillor with voting rights who has a personal or prejudicial interest in a matter being considered at a meeting which limits or restricts his right to participate in a discussion or vote on that matter is subject to obligations in the code of conduct adopted by the Council.
u No business may be transacted at a meeting unless at least one-third of the whole number of members of the Council are present and in no case shall the quorum of a meeting be less than three.
See standing order 4(d)(viii) for the quorum of a committee or sub-committee meeting.
v If a meeting is or becomes inquorate no business shall be transacted and the meeting shall be closed. The business on the agenda for the meeting shall be adjourned to another meeting.
w A meeting shall not exceed a period of 4 hours.

4. COMMITTEES AND SUB-COMMITTEES

a Unless the Council determines otherwise, a committee may appoint a sub-committee whose terms of reference and members shall be determined by the committee.
b The members of a committee may include non-councillors unless it is a committee which regulates and controls the finances of the Council.
c Unless the Council determines otherwise, all the members of an advisory committee and a sub-committee of the advisory committee may be non-councillors.
d The Council may appoint standing committees or other committees as may be necessary, and:
i. shall determine their terms of reference;
ii. shall determine the number and time of the ordinary meetings of a standing committee up until the date of the next annual meeting of the Council;
iii. shall permit a committee, other than in respect of the ordinary meetings of a committee, to determine the number and time of its meetings;
iv. shall, subject to standing orders 4(b) and (c), appoint and determine the terms of office of members of such a committee;
v. may, subject to standing orders 4(b) and (c), appoint and determine the terms of office of the substitute members to a committee whose role is to replace the ordinary members at a meeting of a committee if the ordinary members of the committee confirm to the Proper Officer 3 days before the meeting that they are unable to attend;
vi. shall, after it has appointed the members of a standing committee, appoint the chairman of the standing committee;
vii. shall permit a committee other than a standing committee, to appoint its own chairman at the first meeting of the committee;
viii. shall determine the place, notice requirements and quorum for a meeting of a committee and a sub-committee which, in both cases, shall be no less than three;
ix. shall determine if the public may participate at a meeting of a committee;
x. shall determine if the public and press are permitted to attend the meetings of a sub-committee and also the advance public notice requirements, if any, required for the meetings of a sub-committee;
xi. shall determine if the public may participate at a meeting of a sub-committee that they are permitted to attend; and
xii. may dissolve a committee or a sub-committee.

5. ORDINARY COUNCIL MEETINGS

a In an election year, the annual meeting of the Council shall be held on or within 14 days following the day on which the councillors elected take office.
b In a year which is not an election year, the annual meeting of the Council shall be held on such day in May as the Council decides.
c If no other time is fixed, the annual meeting of the Council shall take place at 6 pm.
d In addition to the annual meeting of the Council, any number of other ordinary meetings may be held in each year on such dates and times as the Council decides.
e The first business conducted at the annual meeting of the Council shall be the election of the Chairman and Vice-Chairman (if there is one) of the Council.
f The Chairman of the Council, unless he has resigned or becomes disqualified, shall continue in office and preside at the annual meeting until his successor is elected at the next annual meeting of the Council.
g The Vice-Chairman of the Council if there is one, unless he resigns or becomes disqualified, shall hold office until immediately after the election of the Chairman of the Council at the next annual meeting of the Council.
h In an election year, if the current Chairman of the Council has not been re-elected as a member of the Council, he shall preside at the annual meeting until a successor Chairman of the Council has been elected. The current Chairman of the Council shall not have an original vote in respect of the election of the new Chairman of the Council but shall give a casting vote in the case of an equality of votes.
i In an election year, if the current Chairman of the Council has been re-elected as a member of the Council, he shall preside at the annual meeting until a new Chairman of the Council has been elected. He may exercise an original vote in respect of the election of the new Chairman of the Council and shall give a casting vote in the case of an equality of votes.
j Following the election of the Chairman of the Council and Vice-Chairman (if there is one) of the Council at the annual meeting, the business shall include:
i. In an election year, delivery by the Chairman of the Council and councillors of their acceptance of office forms unless the Council resolves for this to be done at a later date. In a year which is not an election year, delivery by the Chairman of the Council of his acceptance of office form unless the Council resolves for this to be done at a later date;
ii. Confirmation of the accuracy of the minutes of the last meeting of the Council;
iii. Receipt of the minutes of the last meeting of a committee;
iv. Consideration of the recommendations made by a committee;
v. Review of delegation arrangements to committees, sub-committees, staff and other local authorities;
vi. Review of the terms of reference for committees;
vii. Appointment of members to existing committees;
viii. Appointment of any new committees in accordance with standing order 4;
ix. Review and adoption of appropriate standing orders and financial regulations;
x. Review of arrangements (including legal agreements) with other local authorities, not-for-profit bodies and businesses;
xi. Review of representation on or work with external bodies and arrangements for reporting back;
xii. Review of inventory of land and other assets including buildings and office equipment;
xiii. Confirmation of arrangements for insurance cover in respect of all insurable risks;
xiv. Review of the Council’s and/or staff subscriptions to other bodies;
xv. Review of the Council’s complaints procedure;
xvi. Review of the Council’s policies, procedures and practices in respect of its obligations under freedom of information and data protection legislation (see also standing orders 11, 20 and 21);
xvii. Review of the Council’s policy for dealing with the press/media;
xviii. Review of the Council’s employment policies and procedures;
xix. Review of the Council’s expenditure incurred under s.137 of the Local Government Act 1972 or the power of well-being.
xx. Determining the time and place of ordinary meetings of the Council up to and including the next annual meeting of the Council.

6. EXTRAORDINARY MEETINGS OF THE COUNCIL, COMMITTEES AND SUB-COMMITTEES

a The Chairman of the Council may convene an extraordinary meeting of the Council at any time.
b If the Chairman of the Council does not call an extraordinary meeting of the Council within seven days of having been requested in writing to do so by two councillors, any two councillors may convene an extraordinary meeting of the Council. The public notice giving the time, place and agenda for such a meeting shall be signed by the two councillors.
c The chairman of a committee [or a sub-committee] may convene an extraordinary meeting of the committee [or the sub-committee] at any time.
d If the chairman of a committee [or a sub-committee] does not call an extraordinary meeting within 2 days of having been requested to do so by 2 members of the committee [or the sub-committee], any 4 members of the committee [or the sub-committee] may convene an extraordinary meeting of the committee [or the sub-committee].

7. PREVIOUS RESOLUTIONS

a A resolution shall not be reversed within six months except either by a special motion, which requires written notice by at least ( ) councillors to be given to the Proper Officer in accordance with standing order 9, or by a motion moved in pursuance of the recommendation of a committee or a sub-committee.
b When a motion moved pursuant to standing order 7(a) has been disposed of, no similar motion may be moved for a further six months.
 
8. VOTING ON APPOINTMENTS

a Where more than two persons have been nominated for a position to be filled by the Council and none of those persons has received an absolute majority of votes in their favour, the name of the person having the least number of votes shall be struck off the list and a fresh vote taken. This process shall continue until a majority of votes is given in favour of one person. A tie in votes may be settled by the casting vote exercisable by the chairman of the meeting.

9. MOTIONS FOR A MEETING THAT REQUIRE WRITTEN NOTICE TO BE GIVEN TO THE PROPER OFFICER

a A motion shall relate to the responsibilities of the meeting for which it is tabled and in any event shall relate to the performance of the Council’s statutory functions, powers and obligations or an issue which specifically affects the Council’s area or its residents.
b No motion may be moved at a meeting unless it is on the agenda and the mover has given written notice of its wording to the Proper Officer at least 5 clear days before the meeting. Clear days do not include the day of the notice or the day of the meeting.
c The Proper Officer may, before including a motion on the agenda, received in accordance with standing order 9(b), correct obvious grammatical or typographical errors in the wording of the motion.
d If the Proper Officer considers the wording of a motion received in accordance with standing order 9(b) is not clear in meaning, the motion shall be rejected until the mover of the motion re-submits it, so that it can be understood, in writing, to the Proper Officer at least 3 clear days before the meeting.
e If the wording or subject of a proposed motion is considered improper, the Proper Officer shall consult with the chairman of the forthcoming meeting or, as the case may be, the councillors who have convened the meeting, to consider whether the motion shall be included in the agenda or rejected.
f The decision of the Proper Officer as to whether or not to include the motion on the agenda shall be final.
g Motions received shall be recorded and numbered in the order that they are received.
h Motions rejected shall be recorded with an explanation by the Proper Officer of the reason for rejection.

10. MOTIONS AT A MEETING THAT DO NOT REQUIRE WRITTEN NOTICE

a The following motions may be moved at a meeting without written notice to the Proper Officer:
i. to correct an inaccuracy in the draft minutes of a meeting;
ii. to move to a vote;
iii. to defer consideration of a motion;
iv. to refer a motion to a particular committee or sub-committee;
v. to appoint a person to preside at a meeting;
vi. to change the order of business on the agenda;
vii. to proceed to the next business on the agenda;
viii. to require a written report;
ix. to appoint a committee or sub-committee and their members;
x. to extend the time limits for speaking;
xi. to exclude the press and public from a meeting in respect of confidential or other information which is prejudicial to the public interest;
xii. to not hear further from a councillor or a member of the public;
xiii. to exclude a councillor or member of the public for disorderly conduct;
xiv. to temporarily suspend the meeting;
xv. to suspend a particular standing order (unless it reflects mandatory statutory or legal requirements);
xvi. to adjourn the meeting; or
xvii. to close the meeting.

11. MANAGEMENT OF INFORMATION
See also standing order 20.

a The Council shall have in place and keep under review, technical and organisational measures to keep secure information (including personal data) which it holds in paper and electronic form. Such arrangements shall include deciding who has access to personal data and encryption of personal data.
b The Council shall have in place, and keep under review, policies for the retention and safe destruction of all information (including personal data) which it holds in paper and electronic form. The Council’s retention policy shall confirm the period for which information (including personal data) shall be retained or if this is not possible the criteria used to determine that period (e.g. the Limitation Act 1980).
c The agenda, papers that support the agenda and the minutes of a meeting shall not disclose or otherwise undermine confidential information or personal data without legal justification.
d Councillors, staff, the Council’s contractors and agents shall not disclose confidential information or personal data without legal justification.

12. DRAFT MINUTES

a If the draft minutes of a preceding meeting have been served on councillors with the agenda to attend the meeting at which they are due to be approved for accuracy, they shall be taken as read.
b There shall be no discussion about the draft minutes of a preceding meeting except in relation to their accuracy. A motion to correct an inaccuracy in the draft minutes shall be moved in accordance with standing order 10(a)(i).
c The accuracy of draft minutes, including any amendment(s) made to them, shall be confirmed by resolution and shall be signed by the chairman of the meeting and stand as an accurate record of the meeting to which the minutes relate.
d If the chairman of the meeting does not consider the minutes to be an accurate record of the meeting to which they relate, he shall sign the minutes and include a paragraph in the following terms or to the same effect:
“The chairman of this meeting does not believe that the minutes of the meeting of the ( ) held on [date] in respect of ( ) were a correct record but his view was not upheld by the meeting and the minutes are confirmed as an accurate record of the proceedings.”
e Subject to standing order 20(a) and following a resolution which confirms the accuracy of the minutes of a meeting, the draft minutes or recordings of the meeting for which approved minutes exist shall be destroyed.

 
13. CODE OF CONDUCT AND DISPENSATIONS
See also standing order 3(s).

a Councillors and non-councillors with voting rights shall observe the code of conduct adopted by the Council.
b All councillors and non-councillors with voting rights shall undertake training in the code of conduct within six months of the delivery of their acceptance of office form.
c Dispensation requests shall be in writing and submitted to the standards committee of the [County Borough] OR [County Council] as soon as possible before the meeting that the dispensation is required for.

14. CODE OF CONDUCT COMPLAINTS

a Upon notification by the [County Borough] OR [County Council] that it is dealing with a complaint that a councillor or non-councillor with voting rights has breached the Council’s code of conduct, the Proper Officer shall, subject to standing order 11, report this to the Council.
b Where the notification in standing order 14(a) relates to a complaint made by the Proper Officer, the Proper Officer shall notify the Chairman of Council of this fact, and the Chairman shall nominate another staff member to assume the duties of the Proper Officer in relation to the complaint until it has been determined.
c The Council may:
i. provide information or evidence where such disclosure is necessary to investigate the complaint or is a legal requirement;
ii. seek information relevant to the complaint from the person or body with statutory responsibility for investigation of the matter;
iii. indemnify the councillor or non-councillor with voting rights in respect of his related legal costs and any such indemnity is subject to approval by a meeting of the Council.

 
15. PROPER OFFICER

a The Proper Officer shall be either (i) the clerk or (ii) other staff member(s) nominated by the Council to undertake the work of the Proper Officer when the Proper Officer is absent.
b The Proper Officer shall:
i. at least three clear days before a meeting of the council, a committee or a sub-committee:
serve on councillors by delivery or post at their residences a signed summons confirming the time, place and the agenda; and
provide, in a conspicuous place, public notice of the time, place and agenda (provided that the public notice with agenda of an extraordinary meeting of the Council convened by councillors is signed by them) and publish electronically notice of the time and place and, as far as reasonably practicable, any documents relating to the business to be transacted at the meeting unless they relate to business which is likely to be considered in private or if their disclosure would be contrary to any enactment.
See standing order 3(b) for the meaning of clear days for a meeting of a full council and standing order 3(c) for the meaning of clear days for a meeting of a committee;
ii. subject to standing order 9, include on the agenda all motions in the order received unless a councillor has given written notice at least ( ) days before the meeting confirming his withdrawal of it;
iii. convene a meeting of Council for the election of a new Chairman of the Council, occasioned by a casual vacancy in his office;
iv. facilitate inspection of the minute book by local government electors;
v. receive and retain copies of byelaws made by other local authorities;
vi. hold acceptance of office forms from councillors;
vii. hold a copy of every councillor’s register of interests;
viii. assist with responding to requests made under freedom of information legislation and rights exercisable under data protection legislation, in accordance with the Council’s relevant policies and procedures;
ix. liaise, as appropriate, with the Council’s Data Protection Officer;
x. receive and send general correspondence and notices on behalf of the Council except where there is a resolution to the contrary;
xi. assist in the organisation of, storage of, access to, security of and destruction of information held by the Council in paper and electronic form subject to the requirements of freedom of information and data protection legislation and other legitimate requirements (e.g. the Limitation Act 1980);
xii. arrange for legal deeds to be executed;
See also standing order 23;
xiii. arrange or manage the prompt authorisation, approval, and instruction regarding any payments to be made by the Council in accordance with its financial regulations;
xiv. record every planning application notified to the Council and the Council’s response to the local planning authority in a book for such purpose;
xv. refer a planning application received by the Council to the [Chairman or in his absence the Vice-Chairman (if there is one) of the Council] OR [Chairman or in his absence Vice-Chairman (if there is one) of the ( ) Committee] within two working days of receipt to facilitate an extraordinary meeting if the nature of a planning application requires consideration before the next ordinary meeting of [the Council] OR [( ) committee];
xvi. manage access to information about the Council via the publication scheme; and
xvii. retain custody of the seal of the Council (if there is one) which shall not be used without a resolution to that effect.
See also standing order 23.

16. RESPONSIBLE FINANCIAL OFFICER

a The Council shall appoint appropriate staff member(s) to undertake the work of the Responsible Financial Officer when the Responsible Financial Officer is absent.

 
17. ACCOUNTS AND ACCOUNTING STATEMENTS

a “Proper practices” in standing orders refer to the most recent version of “Governance and Accountability for Local Councils in Wales – A Practitioners’ Guide”.
b All payments by the Council shall be authorised, approved and paid in accordance with the law, proper practices and the Council’s financial regulations.
c The Responsible Financial Officer shall supply to each councillor as soon as practicable after 30 June, 30 September and 31 December in each year a statement to summarise:
i. the Council’s receipts and payments (or income and expenditure) for each quarter;
ii. the Council’s aggregate receipts and payments (or income and expenditure) for the year to date;
iii. the balances held at the end of the quarter being reported and
which includes a comparison with the budget for the financial year and highlights any actual or potential overspends.
d As soon as possible after the financial year end at 31 March, the Responsible Financial Officer shall provide:
i. each councillor with a statement summarising the Council’s receipts and payments (or income and expenditure) for the last quarter and the year to date for information; and
ii. to the Council the accounting statements for the year in the form of Section 1 of the annual governance and accountability return, as required by proper practices, for consideration and approval.
e The year-end accounting statements shall be prepared in accordance with proper practices and apply the form of accounts determined by the Council (receipts and payments or income and expenditure) for the year to 31 March. A completed draft annual governance and accountability return shall be presented to all councillors at least 14 days prior to anticipated approval by the Council. The annual governance and accountability return of the Council, which is subject to external audit, including the annual governance statement, shall be presented to the Council for consideration and formal approval before 30 June.

18. FINANCIAL CONTROLS AND PROCUREMENT

a The Council shall consider and approve financial regulations drawn up by the Responsible Financial Officer, which shall include detailed arrangements in respect of the following:
i. the keeping of accounting records and systems of internal controls;
ii. the assessment and management of financial risks faced by the Council;
iii. the work of the independent internal auditor in accordance with proper practices and the receipt of regular reports from the internal auditor, which shall be required at least annually;
iv. the inspection and copying by councillors and local electors of the Council’s accounts and/or orders of payments; and
v. subject to standing orders 18(e) and (f) whether contracts with an estimated value below £500 or due to special circumstances are exempt from a tendering process or procurement exercise .
b Financial regulations shall be reviewed regularly and at least annually for fitness of purpose.
c Subject to additional requirements in the financial regulations of the Council, the tender process for contracts for the supply of goods, materials, services or the execution of works shall include, as a minimum, the following steps:
i. a specification for the goods, materials, services or the execution of works shall be drawn up;
ii. an invitation to tender shall be drawn up to confirm (i) the Council’s specification (ii) the time, date and address for the submission of tenders (iii) the date of the Council’s written response to the tender and (iv) the prohibition on prospective contractors contacting councillors or staff to encourage or support their tender outside the prescribed process;
iii. the invitation to tender shall be advertised in a local newspaper and in any other manner that is appropriate;
iv. tenders are to be submitted in writing in a sealed marked envelope addressed to the Proper Officer;
v. tenders shall be opened by the Proper Officer in the presence of at least one councillor after the deadline for submission of tenders has passed;
vi. tenders are to be reported to and considered by the appropriate meeting of the Council or a committee or sub-committee with delegated responsibility.
d Neither the Council, nor a committee or a sub-committee with delegated responsibility for considering tenders, is bound to accept the lowest value tender.
e A public contract regulated by the Public Contracts Regulations 2015 with an estimated value in excess of £181,302 for a public service or supply contract or in excess of £4,551,413 for a public works contract (or other thresholds determined by the European Commission every two years and published in the Official Journal of the European Union (OJEU)) shall comply with the relevant procurement procedures and other requirements in the Public Contracts Regulations 2015 which include advertising the contract opportunity on the Contracts Finder website and in OJEU.
f A public contract in connection with the supply of gas, heat, electricity, drinking water, transport services, or postal services to the public; or the provision of a port or airport; or the exploration for or extraction of gas, oil or solid fuel with an estimated value in excess of £363,424 for a supply, services or design contract; or in excess of £4,551,413 for a works contract; or £820,370 for a social and other specific services contract (or other thresholds determined by the European Commission every two years and published in OJEU) shall comply with the relevant procurement procedures and other requirements in the Utilities Contracts Regulations 2016.

19. HANDLING STAFF MATTERS

a A matter personal to a member of staff that is being considered by a meeting of [Council] OR [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee] is subject to standing order 11.
b Subject to the Council’s policy regarding absences from work, the Council’s most senior member of staff shall notify the chairman of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee] or, if he is not available, the vice-chairman (if there is one) of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee] of absence occasioned by illness or other reason and that person shall report such absence to [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee] at its next meeting.
c The chairman of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee] or in his absence, the vice-chairman shall upon a resolution conduct a review of the performance and annual appraisal of the work of [the member of staff’s job title]. The reviews and appraisal shall be reported in writing and are subject to approval by resolution by [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee].
d Subject to the Council’s policy regarding the handling of grievance matters, the Council’s most senior member of staff (or other members of staff) shall contact the chairman of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee] or in his absence, the vice-chairman of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee] in respect of an informal or formal grievance matter, and this matter shall be reported back and progressed by resolution of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee].
e Subject to the Council’s policy regarding the handling of grievance matters, if an informal or formal grievance matter raised by [the member of staff’s job title] relates to the chairman or vice-chairman of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee], this shall be communicated to another member of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee], which shall be reported back and progressed by resolution of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee].
f Any persons responsible for all or part of the management of staff shall treat as confidential the written records of all meetings relating to their performance, capabilities, grievance or disciplinary matters.
g In accordance with standing order 11(a), persons with line management responsibilities shall have access to staff records referred to in standing order 19(f).

20. RESPONSIBILITIES TO PROVIDE INFORMATION
See also standing order 21.

a In accordance with freedom of information legislation, the Council shall publish information in accordance with its publication scheme and respond to requests for information held by the Council.

21. RESPONSIBILITIES UNDER DATA PROTECTION LEGISLATION
(Below is not an exclusive list).

See also standing order 11.

a The Council shall appoint a Data Protection Officer.
b The Council shall have policies and procedures in place to respond to an individual exercising statutory rights concerning his personal data.
c The Council shall have a written policy in place for responding to and managing a personal data breach.
d The Council shall keep a record of all personal data breaches comprising the facts relating to the personal data breach, its effects and the remedial action taken.
e The Council shall ensure that information communicated in its privacy notice(s) is in an easily accessible and available form and kept up to date.
f The Council shall maintain a written record of its processing activities.

22. RELATIONS WITH THE PRESS/MEDIA

a Requests from the press or other media for an oral or written comment or statement from the Council, its councillors or staff shall be handled in accordance with the Council’s policy in respect of dealing with the press and/or other media.

23. EXECUTION AND SEALING OF LEGAL DEEDS
See also standing orders 15(b)(xii) and (xvii).

a A legal deed shall not be executed on behalf of the Council unless authorised by a resolution.
b [Subject to standing order 23(a), the Council’s common seal shall alone be used for sealing a deed required by law. It shall be applied by the Proper Officer in the presence of two councillors who shall sign the deed as witnesses.]
The above is applicable to a Council with a common seal.
OR
[Subject to standing order 23(a), any two councillors may sign, on behalf of the Council, any deed required by law and the Proper Officer shall witness their signatures.]
The above is applicable to a Council without a common seal.

24. COMMUNICATING WITH COUNTY BOROUGH OR COUNTY COUNCIL COUNCILLORS

a An invitation to attend a meeting of the Council shall be sent, together with the agenda, to the ward councillor(s) of the [County Borough] OR [County Council] representing the area of the Council.
b Unless the Council determines otherwise, a copy of each letter sent to the [County Borough] OR [County Council] shall be sent to the ward councillor(s) representing the area of the Council.

25. RESTRICTIONS ON COUNCILLOR ACTIVITIES

a. Unless duly authorised no councillor shall:
i. inspect any land and/or premises which the Council has a right or duty to inspect; or
ii. issue orders, instructions or directions.

26. STANDING ORDERS GENERALLY

a All or part of a standing order, except one that incorporates mandatory statutory or legal requirements, may be suspended by resolution in relation to the consideration of an item on the agenda for a meeting.
b A motion to add to or vary or revoke one or more of the Council’s standing orders, except one that incorporates mandatory statutory or legal requirements, shall be proposed by a special motion, the written notice by at least 4 councillors to be given to the Proper Officer in accordance with standing order 9.
c The Proper Officer shall provide a copy of the Council’s standing orders to a councillor as soon as possible.
d The decision of the chairman of a meeting as to the application of standing orders at the meeting shall be final.

Rheolau Sefydlog / Standing Orders Statistics: 0 click throughs, 1062 views since start of 2019

Rheolau Sefydlog / Standing Orders

Cyngor Cymuned Llansannan Community Council Henllan Conwy

Powered by Your Tourism Community

Cyngor Cymuned Llansannan Community Council Statistics: 32 click throughs, 104730 views since start of 2019